السياسات والاجراءات المتبعه فى شركات المقاولات لمتابعه المخزون
تكون الإدارة المالية مسئولة عن تأمين مخزن للإحتفاظ بالموجودات من المواد الخام والمهمات والعدد والأدوات المستخدمة في وحدات الإنتاج بكميات مناسبة لحين طلبها من الإدارة الهندسية لإستخدامها في البناء والتطوير العمراني.
تتولى إدارة المخازن كل المهام الخاصة بإستلام وتخزين وصرف المواد المُخزنة، وتقوم بالمهام الموكلة إليها تحت إشراف من قبل الإدارة المالية، وتتولى مسئولية إمداد الإدارة المالية
بالمعلومات اللازمة للتسويات المالية وأوجه الإستخدام، بحيث تختص الإدارة المالية بالمتابعة الدائمة والمستمرة لأرصدة المخزون بالإضافة إلى إجراء المعالجة المحاسبية المطلوبة على النظام، ومراقبة حركة المخزون خلال العام،
والإفصاح عن السياسات المحاسبية المتبعة لمعالجة المخزون وإظهاره في القوائم المالية في نهاية السنة.
أسس ومعايير التعامل مع المخزون:
يتم تطبيق معيار المحاسبة المصري رقم (2) الخاص بالمخزون فيما يتعلق بكافة التعاملات التى تتم على مخزون الشركة من قياس تكلفة إقتناء المخزون وتسعير المنصرف وتقييم مخزون آخر المدة.
يتم تقييم المخزون بالتكلفة أو صافي القيمة البيعية أيهما أقل، وذلك بالنسبة لعناصر المخزون التي يتم بيعها، أما العناصر الداخلة في العملية الإنتاجية فيتم الوقوف على سعر المنتج النهائي
الداخلة في صناعته.
يجب أن تتم إجراءات توريد الأصناف إلى المخازن عن طريق لجنة فحص وإستلام الأصناف المكونة من:
أمين المخزن.
مدير المخزن.
المهندس المختص.
مدير المشروع.
لا يجوز صرف أي صنف من مخزن الموقع قبل تسجيله على نظام (Stock Comsys) ومعالجته محاسبياً على النظام الآلي في الإدارة المالية.
لا يجوز صرف أي أصناف من المخزن أثناء إجراء الجرد الدوري والجرد المفاجئ للمخزون.
يجب أن يتم إيقاف تفعيل إسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة بأمين المخزن على نظام (Stock Comsys) في يوم الجرد من خلال اللجنة ولحين الإنتهاء منه منعاً لحدوث أي تعديل على الأرصدة.
الإدارة المالية هي المسئولة عن مراقبة حركة المواد والعدد والأدوات داخل المخزن بالإشتراك مع مدير المخزن بالإضافة إلى مسئوليتها عن إمساك السجلات اللازمه لمراقبة المخزون بالكميه
والقيمة وتقديم التقارير اللازمة للإدارة العُليا عند الطلب.
يجب إجراء مطابقة دفترية شهرياً للأصناف المخزنة والتأكد من مقادير وقيم المخزون من الأصناف المختلفة ومدى مطابقتها لما تم توريده للمخزن أو صرفه منه خلال الشهر، وذلك من خلال محاسب
التكاليف بالإدارة المالية بالإشتراك مع أمين المخزن، بحيث يتم من خلال هذا الإجراء إكتشاف أي ركود أو إختلاف أو نقص في عدد الوحدات وتسويته وإجراء المعالجة المحاسبية لذلك.
يلتزم قسم التكاليف بالإدارة المالية بتحليل الإنحرافات الخاصة بحركة المخزون التي قد تنتج عن المراقبة وتحديد الأسباب الفعلية التي أدت إلى حدوث هذه الإنحرافات والإشراف التام على إتباع
الإجراءات التصحيحة اللازمة، وتوضيح ذلك في التقارير المقدمة إلى الإدارة العُليا.
يلتزم قسم التكاليف بالإدارة المالية بتوزيع قيم المخزون على مراكز التكلفة المستفيدة من الأصناف المنصرفة وإستخراج قيمة كل مركز على النظام شهرياً.
تقوم الإدارة المالية بوظيفة أساسية في إجراء عملية الجرد لكافة الأصناف، وحصر المخزون الفعلي من المواد والأصناف وتدقيق الرصيد الدفتري والتأكد منه كماً ونوعاً وتواجداً وتوقيتاً وجودةً
بالإشتراك مع أعضاء لجنة الجرد وأمين المخزن وترصيد ذلك على ضوء النتائج الفعلية للجرد، بحيث تمثل عملية الجرد الذي تتم بصفة دورية (كل ثلاثة أشهر) أو بصورة مفاجئة الوسيلة التي تتم من خلالها توفير المعلومات عن الواقع الفعلي
لسير العمل والوصول إلى النتائج التي يمكن من خلالها إتخاذ القرارات المتعلقة بتحسين العمل في المخزن.
يجب أن يتم إجراء جرد دوري لمحتويات المخزن قبل إنتهاء السنة المالية وذلك من خلال لجنة جرد مكونة من:
أمين المخزن.
مسئول حسابات المخزن.
ممثلاً للإدارة المالية.
مهندس (عضواً فنياً).
يجب أن تتضمن إجراءات الجرد مستندات وتقارير يتم فيها إثبات نتائج الجرد مثل قوائم الجرد التي تبين رقم وتاريخ الجرد ورمز الصنف ووصفه وموقعه في المخزن ووحدة الصرف والكمية
الموجودة بالمخزن وبالسجلات، والفرق الذي يعكس الفائض أو العجز وسعر الوحدة وقيمة المخزون وحالة الصنف.
لا يجوز دخول أي شخص إلى مخزن الشركة فيما عدا أمين المخزن ومدير المخزن، وأعضاء لجنة الجرد في وقت الجرد الفعلي فقط، ولا يُسمح بدخول أي شخص آخر.
تعليقات
إرسال تعليق